Det digitala är framtiden för arkiven

Det är en klar vinterdag när vi möts på Riksarkivet på Kungsholmen. Här ligger huvudbyggnaden på en höjd med utsikt över Riddarfjärden där solen denna dag skimrar över isen. Den synliga delen av byggnaden är bara en liten del av arkivet, själva arkivet ligger insprängt i ett bergrum stort som en katedral snett under byggnaden. Det är 18 meter betong rakt ner i berget med en konstant temperatur på 17 grader.  

Johan och hans kollegor Jens Kling och Sara Hammarström visar oss ner i sina arbetsrum där en mängd maskiner från olika årtionden står utplacerade. Det är datorer från 80- och 90-talet, olika typer av gamla disketter, databand, kablar som får fotografen Alex att utropa vilken guldgruva det här är.  

Riksarkivet ansvarar för den statliga arkivverksamheten och på avdelningen för elektroniska arkiv förvaltar de cirka 3000 dataregister från myndigheter som har avslutat sina arkiv. Det kan vara alltifrån register över censuren av alla filmer som visats på bio till register över alla som mönstrat till lumpen. Enheten vi besöker ansvarar för digitala arkiv och det är därför de har så många prylar som kan framkalla nostalgikänslor hos vem som helst som i sin barndom spelat datorspel med pixlig grafik. Maskinerna behövs för att kunna öppna och läsa många olika typer av material eftersom det som lämnas in är från olika tider och alla möjliga områden. Varning för att det blir lite nördigt nu. 

“Ingen i Sverige kunde läsa det här materialet så vi gjorde upprop till allmänheten” 

– För några år sedan gick vi ut med ett upprop där vi bad allmänheten skänka sina gamla grejer till oss, både datamedia och audio/video-läsare. Vi hade 2-300 rullband som vi inte kunde läsa för att de var gamla och de enda som kunde hjälpa oss var ett ställe i Norge. Då väcktes tanken att om ingen kan sånt här i Sverige måste vi lösa det, berättar Johan. 

– Vi fick in ungefär 80 donationer och med det möjlighet att läsa flera format som vi inte hade stöd för tidigare, bland annat halvtumsvideobandspelare. Vi kan fortfarande inte läsa allt för det har funnits så otroligt många olika format, men i alla fall 50 stycken bara när det kommer till datamedia. 

Bakgrunden till uppropet är bevarandeprojektet som kallas “P47” där uppdraget är att gå igenom 26 000 rullband. 

– Det kallas P47 för att det har beräknats ta 47 år för en person som jobbar heltid att färdigställa det, säger Sara som berättar att de har läst in allt material och nu går igenom och konverterar varje enskild del för att se till att de lever upp till dagens krav.  

– Det är mycket arbete med själva datat, det är packade fält som måste packas upp och göras läsbart och så vill vi ju att det ska vara digitala metadata till i stället för den pappersdokumentation som ofta finns med, så den måste scannas in och så ska det skapas digitala metadata förklarar Sara och vi nickar och försöker hänga med. 

Vi går in i ett rum med en helt sluten miljö utan uppkoppling. Det är där de arbetar med allt material. 

– Vi börjar med att sätta materialet i karantän i en station som vi kallar för “avlusaren”, berättar Jens.  

– Det är för att kolla att det inte är något fuffens på det, alltså skadlig kod. Sen överför vi materialet till våra datorer här inne som vi jobbar på. Avlusaren har bara hittat skadliga grejer en gång, men det var ett asgammalt, troligen ofarligt virus på en diskett så det var ingen fara. Sen har vi ju dubbla virusprogram också. 

Eftersom elektroniska arkiv är förhållandevis nytt finns inget motsvarande system för inspektioner hos myndigheterna, som det gör med pappersarkiv, där man kan säga att “ni får inte ha den här vattenledningen här”, till exempel. Men det hade varit bra att kunna ha kontakt ned myndigheterna på ett tidigare stadium innan överlämning tycker alla tre.  

“Vi ska ta in ett arkiv på en miljon filer i 90 olika filformat” 

– Exempelvis ligger vi nu i förhandling med en myndighet som ska leverera ett datasystem till oss och det innehåller en miljon filer i bilagor. Om det hade varit en miljon pdf-filer som varit i arkivformat hade det inte varit några problem men nu är det 90 olika filtyper där de flesta inte är i arkivformat, som vi måste analysera, vilken filtyp det är och om eller hur det ska bevaras. Det kan vara olika filtyper som man inte har hört talas om och inte har någon aning om vad det är för något, då måste man in och titta i varje fil, berättar Johan. 

– Det hade varit lättare om de hade konverterat sina handlingar löpande eller bara diariefört en viss filtyp och inte skumma filtyper och excelfiler. 

Det är tydligt att den lilla trion trivs med varandra. De skojar och skrattar och här och där ser man tecken på intressen för det som övergripande kan kallas “retrokultur”; en He-Manborg på en hylla, ett spel med utomjordingen Alf som var populär på 80-talet, en musikspelare från 70-talet, det är inte bara datorerna som är gamla. 

– Folk brukar kalla vår enhet för sekten. Det låter inte så bra, men jag förstår vad de menar och de brukar vilja sitta och fika med oss ändå, säger Jens med ett snett leende.  

– Vi har skapat en miljö där alla får höras och det är högt i tak, och det har vi gjort tillsammans. Jag tycker det är superkul att komma till jobbet i stort sett varje dag. 

“Vi gör alltifrån att föreläsa om filmcensur till att lämna ut information från fordonsregistret till FÖP-ar” 

Jens berättar att han nyligen varit i Malmö och föreläst om Statens biografbyrå som ansvarade för filmcensuren av alla filmer som gick på bio i Sverige. Det är ett typiskt uppdrag de kan jobba med eftersom den utåtriktade verksamheten är viktig på Riksarkivet. Men nästa dag kan jobbet handla om att lämna ut material till Polisens cold case-grupp om alla som var mantalsskrivna i Gävleborgs län 1986. Eller att hjälpa någon att hitta sina betyg för att kunna läsa en högskolekurs. Eller att ge information om fordon från fordonsregistret. 

– Vi har många fordonsintresserade personer som hör av sig till oss, eller fordons-ÖVER-intresserade personer, så kallade FÖP-ar säger Sara som en referens till ordet MÖP (militärhistoriskt överintresserad person). Fast det handlar ofta om att de har kommit över en gammal skrotbil som de vill registrera igen och då behöver de de gamla uppgifterna. Det får vi minst fyra frågor om i veckan.  

Johan visar upp en låda med disketter och berättar att han blev kontaktad av en curator som skulle göra en utställning med textil- och datakonstnären Charlotte Johannesson. På 80-talet hade hon och hennes man Sture Johannesson det mest kraftfulla Mac-systemet utanför USA.  

– Det här är disketter från det systemet. Det här är andra omgången, för jag gjorde en första omgång åt Moderna museet för tre år sedan. Då lyckades jag läsa ut nästan allt, vilket jag tycker är ganska häftigt själv också. Sen hade de hittat en till batch med disketter men det var bara spel, skrattar Johan. 

Fotograf: Alexander Donka

Fem exempel på hur du som privatperson kan ha nytta av Riksarkivet: 

Förutom att du som privatperson kan få hjälp med saker som släktforskning, släktutredningar, äldre betyg, juridiska dokument så kan du hos Riksarkivet även: