Så får du ett bra lönesamtal – som chef

Lönesättningen är ett sätt att hjälpa verksamheten framåt, eftersom den fungerar som ett styrmedel. Du kan med hjälp av lönen ge ett kvitto på att en medarbetare fixat sina arbetsuppgifter och på så sätt bidragit till verksamhetens mål.

Ju tydligare du kan vara i din återkoppling desto mer kan du använda hela löneprocessen som ett styrmedel. Lägg därför ner tid på att skriva ner medarbetarnas mål och var tydlig med vad som krävs för att medarbetaren ska få högre lön.

Innan lönesamtalet

Jobbet med lönesamtal börjar egentligen långt innan själva samtalet ska äga rum. I löneavtalen brukar det stå om hur processen går till, till exempel om kontinuitet och medarbetardialog. Det är bra att i god tid sätta sig in i hur processen ska gå till.

Några saker att tänka på innan lönesamtalet

Tydliga mål och arbetsuppgifter

Du och dina medarbetare behöver vara överens om vad deras arbetsuppgifter är, vad verksamheten har för mål, samt vad personen själv har för mål och vad som krävs för att få högre lön. Ju mer konkreta målen är desto bättre. 

Målen ska gärna vara nedskrivna och kända för varje person. Då blir det lätt att gå tillbaka och följa upp målen tillsammans.

Målen kan behöva ändras utefter hur vardagen ser ut. Det görs med hjälp av regelbundna avstämningar.

Regelbundna avstämningar

En förutsättning för att ha ett bra lönesamtal är att stämma av med dina medarbetare under hela året. Jobba nära dem och var med hela vägen – på så sätt får du en bra grund inför lönesamtalet.

Du som chef bör inte ha för stor arbetsgrupp. Det är viktigt att du kan avsätta tillräckligt med tid för alla dina medarbetare. Du ska också kunna hjälpa dem att prioritera och ändra målen om vardagen kräver det.

Lönekriterier

Det är också viktigt att ha koll på lönekriterierna. Det ska vara tydligt för dig och dina medarbetare vad de innebär.

Det kan vara en idé att ha en workshop om dem tillsammans för att det ska bli konkret vad som är viktigt för att få en högre lön. Jobba med frågor som till exempel: ”vad betyder samarbetsförmåga hos oss?”

Utvecklingssamtal eller medarbetarsamtal

Under utvecklingssamtalet brukar man ofta blicka framåt. Du och din medarbetare pratar om vad som är hens arbetsgifter och vad hen ska utveckla.  

Det är också ett utvecklingssamtal för hela verksamheten, för medarbetarna är specialister. Under utvecklingssamtalet får de ett tillfälle att berätta vad de fångat upp, om det skett skillnader det senaste året och om ni behöver prioritera om.

Om det är så att din medarbetare flaggar för att den inte mäktar med en uppgift, men du bedömer att hen är den enda som kan göra den var då tydlig med det. Det är din uppgift att hjälpa medarbetaren prioritera bort något annat som inte är lika viktigt. Kanske kan den uppgiften läggas på någon annan, pausas eller inte göras alls.

Lär av andra chefer

Om du tycker att ett lönesamtal känns svårt att göra kan du lära dig av dina chefskollegor. Ta dig tid att fråga någon av dem hur man ska göra lönesamtalet.

Själva lönesamtalet

När du ska ha lönesamtal är det viktigt att vara objektiv och lägga undan dina känslor för personen. Om du tycker om personen ska till exempel inte spela någon roll för lönesättningen. Finns det tydliga lönekriterier och mål blir det lättare att vara objektiv.

Lönesamtalet ska inte heller vara en ”p-bots-modell” där du lägger fram ett papper med medarbetarens nya lön.

Gör såhär:

• Planera in lönesamtalet i god tid innan så att både du och medarbetaren hinner förbereda sig. 

• Gå igenom lönekriterierna tillsammans och vad de betyder i vår verksamhet.

• Prata tillsammans om hur medarbetaren levt upp till lönekriterierna.

• Det kan vara bra att visa med exempelvis en graf hur enhetens eller avdelnings lönenivåer ser ut och berätta vad som krävs för att komma upp en nivå.

• Var tydlig med att det ni förhandlar om är det faktiska påslaget och inte den strukturella lönen. Medarbetaren kan ligga fel i lön gentemot kollegor, men det är inte i lönesamtalet som det strukturella problemet ska lösas. Snedsitsen ska istället lösas genom en lönerevision.

Medarbetare som inte levererar

Kanske har du en medarbetare som inte levererar vad som förväntas. Här gäller det att du är sann mot dig själv och visar mod. Det är bättre att ha ett ärligt samtal istället för att ge en liten summa i löneökning för att den personen inte ska bli arg. Medarbetaren kan vara omedveten om att den inte levererar eller kanske inte vill förstå.

Se till att ha extra medarbetarsamtal och tätare uppföljningar så att personen kommer på banan. Kom överens om en individuell handlingsplan. Kanske är det inte högre lön som kommer motivera personen, utan det kan handla om att byta arbetsuppgifter eller få kompetensutveckling.  

Om din medarbetare fortsätter ytterligare ett år utan att leverera har du inte tagit ditt ansvar som chef. Det är också viktigt att visa för de som fungerar bra att de får ett kvitto på det genom en högre lön jämfört med en som inte gör det.